Pracownicy, którzy z różnych powodów opuszczają firmę lub zmieniają stanowisko mogą być dla Ciebie źródłem cennym informacji. Niestety, w większości przypadków firmy nie interesują się tym, jakie były przyczyny odejścia, czy jakie zdanie o firmie ma pracownik po jej opuszczeniu.

Ty nie musisz popełniać takiego błędu – na platformie Webankieta czeka na Ciebie szablon badania exit interview, przeznaczonego dla osób odchodzących z firmy – zarówno zwolnionych, jak i tych które same zdecydowały się na zmianę pracy. Exit interview to pierwszy krok, aby uzyskać cenną wiedzę i szczere odpowiedzi na temat tego, jakie były przyczyny rezygnacji, które aspekty funkcjonowania firmy nie spełniły jego oczekiwań, czy pracownicy uważają że firma daje im możliwość rozwoju itp.

Ankieta exit interview to nie tylko zgłębianie tego, jakie byly powody odejścia konkretnego pracownika. To także doskonały pretekst do zebrania szczerego feedbacku na temat całego funkcjonowania firmy.

Ankieta online czy wywiad osobisty?

Wielu pracowników HR hasło Exit Interview automatycznie skojarzy z wywiadem przeprowadzonym osobiście w ostatnich dniach zatrudnienia. I słusznie, bo to obecnie najbardziej popularna forma badania exit interview. Ale istnieje do niej alternatywa, na którą decyduje się coraz więcej działów HR – ankieta online.

Zastępując rozmowę twarzą w twarz formularzem, pracownicy działu HR mogą odkryć wiele korzyści, a wśród nich przede wszystkim:

• otrzymanie szczerych odpowiedzi, których większość byłych pracowników nie udzieliłaby na spotkaniu twarzą w twarz,
• zebranie wszystkich wyników wywiadów exit interview w jednym miejscu – bez przepisywania odpowiedzi, nagrywania rozmów, wprowadzania danych do zbiorczych Exceli,
• pewność, że każdy pracownik który składa wypowiedzenie otrzyma takie same pytania exit interview,
• możliwość szybkiej analizy wyników – zarówno zbiorczych (filtrowanie, tworzenie tabel krzyżowych, rankingów), jak i pojedynczych formularzy, w jednym miejscu (na koncie platformy Webankieta).

Kiedy przeprowadzany badanie exit interview

Jeśli już zdecydowałeś, że Exit Interview przeprowadzisz w formie ankiety wysyłanej do byłego pracownika, pewnie zastanawiasz się, kiedy najlepiej to zrobić. Wspólnie rozważymy dwie opcje, nakreślając ich wady i zalety.

1. Formularz Exit Interview w dniu odejścia

Możesz poprosić przeprowadzić exit interview w dniu, w którym kończy współpracę z firmą. Może być to swego rodzaju ostatnie oficjalne zadanie pracownika, które kończy jego doświadczenie z marką. Plusem tego rozwiązania jest na pewno łatwy dostęp do pracownika (posiadasz jego firmowy adres e-mail, który jest jeszcze aktywny). Możesz też ująć wypełnienie ankiety w ramy ostatnich zadań, połączonych z tzw. obiegówką i wtedy mieć pewność, że były pracownik składa wypowiedzenie, a następnie na pewno wypełnia formularz exit interview.

Są też jednak dwa dość ważne minusy tego rozwiązania. Po pierwsze – gdy badamy pracownika w dniu odejścia, formalnie jest on jeszcze u nas zatrudniony, więc może nadal obawiać się konwekwencji podzielenia się krytycznym, ale szczerym feedbackiem. Po drugie – ostatnid zień wiąże się z emocjami, które mogą uniemożliwić obiektywne podzielenie się wrażeniami ze współpracy z firmą.

2. Exit Interview – formularz wysyłany jakiś czas po zakończeniu współpracy

Decydując się na to rozwiązanie pracownicy działu HR mogą liczyć na:

• feedback pozbawiony emocji związanych z ostatnim dniem w organizacji, które pojawiają się niezależnie czy odejście było decyzją pracownika, czy firmy,
• szczere odpowiedzi, gdyż pracownik wypełnia ankietę wtedy gdy ma na to czas i chęć oraz nie jest zmuszony do wzięcia udziału w badaniu tylko dlatego, że wciąż trwa jego współpraca z firmą.

Oczywiście, przy takim rozwiązaniu nie ma pewności, że były pracownik w ogóle wypełni ankietę. To ryzyko może zminimalizować jednak wysyłka automatycznych przypomnień.

Jak zbierać odpowiedzi poprzez ankietę online?

Głównym celem exit interview jest zebranie feedbacku, który spowoduje, że w przyszłości najbardziej wartościowi pracownicy, zamiast zasilać szeregi innych firm, zdecydują się na rozwój kariery w naszej firmie. Istnieje kilka zasad, dzięki którym przeprowadzenie badania odchodzących pracowników w naszej organizacji ma największe szanse powodzenia:

• nie można nikogo zmuszać do odpowiedzi na pytania exit interview, a więc udział w badaniu powinien być dobrowolny. Tylko wtedy można spodziewać się, że odpowiedzi na pytania o przyczyny odejścia pracownika będą szczere.
• zadaniem działu HR jest zadbanie o zadanie odpowiednich pytań. Powinny być nastawione na poznanie przyczyny odejścia pracownika, ale równocześnie dotyczyć całego jego doświadczenia z firmą. Mogą dotyczyć całego doświadczenia pracownika z firmą – od rekrutacji, przez awanse i podwyżki, aż po sposób rozstania się z pracownikami. Jakie konkretnie powinny być to pytania? Gotowe przykłady znajdziesz w kolejnym akapicie.
• ankiety exit interview powinny być łatwe i przyjemne w wypełnianiu. Wyślij formularz w sposób, który najlepiej odpowiada pracownikowi (np. e-mail, sms z linkiem, a może QR kod?). Zadbaj też, aby ankieta online dobrze wyświetlała się na urządzeniach mobilnych.

Exit interview – pytania, jakie możesz zadać (gotowe wzory)

Rozważania działu HR nad tym jak przeprowadzić exit interview, zwykle zaczynają się od stworzenia formularza. Oto gotowe pytania exit interview, które możesz zadać do odchodzącego pracownika, aby mieć pewność, że zebrany feedback pomoże Ci nie tylko poznać przyczyny odejścia pracownika, ale również sprawić, że funkcjonowanie przyszłych pracowników w twojej organizacji będzie dużo lepsze:

• jak oceniasz komunikację ze swoim byłym przełożonym i współpracownikami?
• jak oceniasz kulturę organizacyjną firmy?
• czy ogólne warunki pracy były dla ciebie satysfakcjonujące?
• jaki jest główny powód rezygnacji z pracy?
• czy główny powód twojego odejścia z pracy związany był z którymś z poniższych obszarów: proces rekrutacyjny, opis stanowiska pracy, przebieg onboardingu, bezpośredni przełożony, relacje w zespole, oferta szkoleniowa, rozwój w firmie.
• jak oceniasz ogólne warunki pracy w naszej firmie?
• jak oceniasz współpracę z twoimi najbliższymi współpracownikami (w ramach Twojego zespołu)?
• jaka atmosfera panowała w zespole?
• co najbardziej podobało ci się w pracy w naszej firmie?
• co według ciebie w naszej firmie wymaga poprawy? Co moglibyśmy zrobić lepiej?
• jak oceniasz przebieg rozmowy końcowej?
• co miało największy wpływ na twoją decyzję (zarobki, kultura organizacyjna, relacje ze współpracownikami, praca działu HR, podejście przełożonych, inne)?
• czy nasza firma to twoim zdaniem godny polecenia pracodawca?
• czy wybrałeś już nowe miejsce pracy? Jeśli możesz, podziel się tym gdzie będziesz pracował? (tu zbieraj informacje o nowej firmie, a więc konkurencji)?

Powyższe przykłady potraktuj nie jako gotową listę pytań, a jako inspirację. Możesz się nią posiłkować dopasować każde pytanie do swojej firmy, mając na uwadze podstawowy cel – ogólne usprawnienie przedsiębiorstwa i zadbanie o lepszy wizerunek pracodawcy. Pamiętaj – zatrzymanie pracownika jest dużo tańsze niż zatrudnienie na jego miejsce nowej, wymagającej przszkolenia osoby. Odchodzący pracownik to jedno z najlepszych źródeł wiedzy na temat naszej firmy – nie zmarnuj okazji do zebrania od niego szczerego feedbacku i na tej podstawie zmian na lepsze.

Pamiętaj, że z badania exit interview możesz automatycznie wygenerować raporty zbiorcze (skupiające najczęstsze powody rezygnacji) do wglądu zarządu lub zainteresowanych managerów. To cenne informacje o nastrojach panujących w firmie, które zespół HR może przeanalizować, a zebrane informacje zwrotne wykorzystać do wprowadzania w firmie zmian na lepsze.